“Door te digitaliseren kunnen we er meer voor de medewerkers zijn”

///“Door te digitaliseren kunnen we er meer voor de medewerkers zijn”

“Door te digitaliseren kunnen we er meer voor de medewerkers zijn”

Als we de producenten van HR-technologieën mogen geloven, zal uw werk er in de toekomst helemaal anders uitzien. Efficiënter, minder frustrerend, waardevoller! Maar is dat ook écht zo? Tijd voor een realiteitstoets met drie HR-specialisten die dag in dag met HR-tools bezig zijn.

Volgens een recente telling van het Limburgse kenniscentrum HR Tech Valley telt ons land al meer dan 200 aanbieders van HR-software. Een groot deel daarvan is toegespitst op het efficiënter maken van het rekrutering- en selectieproces en het verbeteren van de ervaring van de kandidaat, maar ook personeelsplanning, loonadministratie, people analytics, verwelkoming van nieuwkomers, talentontwikkeling, prestatiemanagement, welzijnsbeleid en cultuurtransformatie zijn thema’s die op de radar van de HR-technologieontwikkelaars staan.

Dat het gigantische aanbod het voor veel HR-verantwoordelijken moeilijk maakt om het bos door de bomen te zien, was wat HR-professor Koen Dewettinck (Vlerick Business School) drie jaar geleden al concludeerde na een korte rondvraag bij de leden van het Centre for Excellence in Strategic Talent Management. 86 procent van de deelnemers aan de enquête gaf aan geïnteresseerd te zijn in de mogelijkheden van apps voor HR-toepassingen; 33 procent maakte er nog geen gebruik van. “Velen voelen een nood, maar hebben nog koudwatervrees”, klonk het toen bij Dewettinck.

Met die informatie in het achterhoofd organiseerden we een digitaal – hoe kan het anders? – rondetafelgesprek met Leen Roegiers (Puratos), Adelheid Vanhecke (Deme Group) en Mick Stallaert (Arvesta), drie HR-specialisten die inzake digitalisering al heel wat watertjes doorzwommen hebben.

Vertel, waar liggen in jullie huidige job de prioriteiten? 

Mick Stallaert (Arvesta): “Arvesta heeft de ambitie om tegen 2025 de best presterende digitale land- en tuinbouworganisatie in Europa te worden. Vanuit de business zijn er al grote stappen gezet, denk maar aan de AgriExpert app die we vorig jaar lanceerden waarmee landbouwers het rendement van hun gewassen en teelten kunnen verbeteren. Onze HR-afdeling volgt de business in deze digitale evolutie en heeft een sterk mandaat gekregen om de New Way Of Working vorm te geven, zodat we als organisatie nog dynamischer, weerbaarder & duurzamer worden. Van dit momentum maken we gebruik om ons technologisch landschap te herbekijken. De focus ligt op het welzijn van medewerkers, op betekenisvolle jobs en op een inspirerende werkomgeving waardoor medewerkers boven zichzelf willen en kunnen uitstijgen. Via HR-technologie maken we medewerkers duidelijk welke vaardigheden toelaten om succesvol te zijn. Deze competenties verbinden we vervolgens aan de opportuniteiten binnen Arvesta. Een tweede doel van HR-technologie is om medewerkers aan het stuur van hun loopbaan te plaatsen en leidinggevenden te ondersteunen om teamleden te coachen, te ontwikkelen en te motiveren. Daarnaast geloven we dat technologie HR efficiënter kan maken, waardoor er meer tijd vrijkomt om in te spelen op de momenten die er voor medewerkers echt toe doen. Ten slotte zal HR-technologie ons helpen om een data-gedreven HR-afdeling te worden en gegevens gestructureerd te verzamelen, te beheren en te verwerken.”

Leen Roegiers (Puratos): “Successfactors van SAP is sinds 2014 het dragende HR-platform in onze organisatie. De uitrol ervan was een stapsgewijs meerjarenprogramma, maar intussen maken alle entiteiten van Puratos wereldwijd er gebruik van. Dat neemt niet weg dat er tot op vandaag nog altijd verfijningen aan het systeem noodzakelijk zijn. We stellen immers vast dat er bij bepaalde HR-processen zoals payroll nog altijd veel manuele invoer aan te pas komt. Tegelijk is er het besef dat deze ene oplossing niet al onze noden kan lenigen. Daarom hebben we een tweetal jaar geleden de keuze gemaakt om ook andere applicaties in ons HR-systeem te integreren. Zo zijn we momenteel op zoek naar een tool om de interne mobiliteit/jobmarkt in onze organisatie te faciliteren. Op verzoek van de collega’s van learning & development kijken we ook uit naar nieuwe en eenvoudigere technieken om kennis uit de organisatie te capteren en in een aantrekkelijke training – genre gamification – te vertalen. Een derde thema waar we rond werken, is employee engagement. Aan de hand van een survey tool, die we op gezette tijdstippen aan (een deel van) onze medewerkers willen aanbieden, hopen we beter zicht te krijgen op de werkbeleving. Sinds de uitbraak van het coronavirus en het vele thuiswerk staat dat zelfs nog iets hoger op de agenda.”

Adelheid Vanhecke (Deme Group): “Mijn belangrijkste opdracht vandaag is de implementatie van ons nieuw HR-informatiesysteem Workday. In het verleden zocht elke operationele business zijn eigen tools om zich te organiseren. Nu leeft er een duidelijke nood om alle digitale initiatieven samen te brengen, zodat de data en de processen meer op elkaar afgestemd raken en er overkoepelend gerapporteerd kan worden. Payroll, personeelsplanning en rekrutering zijn de eerste domeinen die we naar Workday migreren. In de loop van volgend jaar zullen we het vervolg van het traject bepalen en beslissen welke van de bestaande tools we al dan niet behouden en/of in Workday integreren. Persoonlijk ben ik erg gewonnen voor het idee van selfservice. Medewerkers zouden HR-gerelateerde info zoveel mogelijk zelf moeten kunnen vinden, zonder enige manuele tussenkomst van een HR-medewerker. Wat moet ik doen om ouderschapsverlof te nemen? Wat betekent die looncode op mijn loonbrief? Het zijn vragen die mijn HR-collega’s vaak krijgen en waar in feite een standaard antwoord op mogelijk is. Een chatbot zou hier dan ook een goede oplossing kunnen zijn. Werknemers zouden niet alleen meer ‘empowered’ zijn, HR zelf zou meer tijd overhouden om met de échte uitdagingen van het vak bezig te zijn en een meer proactieve, strategische rol in het bedrijf op te nemen.”

Efficiëntie is een ding, welke andere voordelen brengen die HR-tools met zich mee?

Mick Stallaert: “Door te digitaliseren, kunnen we er nog meer zijn voor werknemers, eerst en vooral op momenten die er echt toe doen, zoals bijvoorbeeld bij de onboarding. Medewerkers krijgen tot drie maanden voor hun startdag toegang tot de onboarding app Talmundo. Ze leren via dat platform bij over de activiteiten van Arvesta en over de bedrijfscultuur. Op de eerste werkdag introduceren we onze merken aan de hand van een VR-video. Het gebruik van technologie maakt dat we onze nieuwe collega vanaf het eerste contact met de organisatie centraal kunnen zetten.”

Adelheid Vanhecke: “Zo ervaar ik het ook. Digitalisering stroomlijnt de ‘levenscyclus’ van een werknemer in een bedrijf en vermindert het ‘silodenken’. Het vertrekpunt zijn de noden van de werknemer en niet die van HR of de andere departementen in de onderneming.”

Leen Roegiers: “Ik voeg daar graag ‘standaardisatie’ aan toe. Dankzij digitalisering komt er meer eenvormigheid in de toepassing van HR-processen. Iedereen in de onderneming wordt op dezelfde manier benaderd. Iedereen krijgt dezelfde kansen. Werkgevers die het handig aanpakken, zullen via die tools ook een besparing kunnen realiseren. Bij Puratos bijvoorbeeld hebben we door de integratie van Successfactors in alle entiteiten wereldwijd andere lokaal gebruikte applicaties achterwege kunnen laten.”

Adelheid Vanhecke: “En kijk ook maar naar wat we nu in deze coronacrisis meemaken. Digitalisering maakt ‘the new way of working’ voor een groter deel van de werknemers mogelijk. Het doet er niet toe of medewerkers thuis dan wel op kantoor zitten. Ze kunnen altijd en overal op de systemen en via Teams en andere teleconferentietools makkelijk met collega’s en leidinggevenden overleggen.”

Leen Roegiers: “Tot slot krijgen werkgevers die voor een verregaande digitalisering van HR gaan ook meer personeelsgegevens ter beschikking, waardoor ze beter gefundeerde beslissingen kunnen nemen. Het is niet meer alleen het buikgevoel, er zijn ook data waarop ze kunnen steunen. Dat vind ik persoonlijk een van de grootste voordelen van die technologieën. Bovendien is het tegenwoordig heel makkelijk om extra data te verzamelen, bijvoorbeeld door zelf een survey op te zetten.”

Op welke moeilijkheden stoten jullie in jullie werk?

Leen Roegiers: “De adoptie van de tools is sowieso de grootste uitdaging. Wij mogen nog zoveel ‘handige’ instrumenten aankopen of ontwikkelen, als de organisatie niet klaar is om ze te gebruiken, is het een zinloze investering. Voor ons is het vanzelfsprekend, maar het gebruik van nieuwe technologie is voor velen een grote stap. HR-medewerkers zijn doorgaans niet de mensen die staan te springen om een nieuw ‘systeem’ ter hand te nemen, laat staan dat ze data willen analyseren. We moeten ons ervan bewust zijn dat digitalisering een ‘change’-proces is.”

Adelheid Vanhecke: “Daar ben ik het helemaal mee eens. We moeten medewerkers op een punt krijgen dat ze zelf achter de meerwaarde van die technologieën komen en dat ze uit zichzelf bereid zijn om de noodzakelijke competenties voor het gebruik ervan te verwerven. Hen bij het ontwikkelproces betrekken, kan zeker helpen. Wijzelf hebben voorafgaand aan de implementatie van Workday een design workshop met de HR Business Partners, de leidinggevenden en de rekruteerders georganiseerd, waarin zij ons vanuit hun dagelijkse realiteit hebben verteld wat wel en niet interessant of haalbaar is. Door hun feedback in het ontwerp te verwerken, hopen we dat het systeem van bij de start meer gedragen zal zijn.”

“’Een vraag die ik vanuit de business regelmatig krijg is: ‘Wat zal de investering in deze tool ons opbrengen’. Vanuit financieel oogpunt begrijp ik dat natuurlijk, maar eigenlijk is ze moeilijk te beantwoorden. Er zijn immers zoveel indirecte en verborgen kosten die niet in cijfers te gieten zijn. Dat het gebruik van een tool tot minder frustraties leidt, bijvoorbeeld, of dat er minder tijd verloren gaat aan excel-files invullen. In veel gevallen draai ik de vraag van de business om: wat als we er niet in investeren, wat verliezen we dan?”

Mick Stallaert: “In het dagelijks leven zien we hoe alle generaties het gewoon zijn om met gebruiksvriendelijke technologie te werken. Denk maar aan Uber, Deliveroo of Fitbit. Mensen verwachten diezelfde optimale ervaring met technologie bij hun werkgever. Op de HR-technologiemarkt verschijnen gelukkig steeds meer innovatieve en intuïtieve instrumenten die deze ervaring kunnen bieden.”

Wat zijn volgens jullie de valkuilen van digitalisering?

Mick Stallaert: “Soms wordt wel eens vergeten dat een tool een middel is en geen doel op zich. Als we leidinggevenden willen stimuleren om meer feedback aan hun medewerkers te geven, dan zal een tool introduceren niet voldoende zijn. Die leidinggevenden zullen er eerst zelf van overtuigd moeten zijn dat feedback geven belangrijk is. Het uiteindelijke doel is dat er kwalitatieve gesprekken plaatsvinden. De tool zelf is ondersteunend.”

Adelheid Vanhecke: “Als medewerkers meer met de systemen dan met hun corebusiness bezig zijn, dan is het mis. Applicaties zijn er om het werk te vergemakkelijken of te versnellen. In de eerste periode na de implementatie kan er nog wat leergeld zijn, maar daarna moet dat voorbij zijn. Dan moeten medewerkers er vlot mee werken en mag het gebruik niet als een opgave ervaren worden. Dat betekent dat er ook geëvalueerd en bijgestuurd moet worden. Die fase durft men wel eens te vergeten. Als een tool verkeerd is opgezet, kan dat tot veel frustraties leiden. Het neemt de geloofwaardigheid weg en hypothekeert toekomstige projecten. Het is dan erg moeilijk om medewerkers nog voor iets nieuws te motiveren.”

Leen Roegiers: “Rond het gebruik van data zijn ook wat aandachtspunten. Om te beginnen de privacyregels. Data onbeperkt bewaren of laten circuleren, mag bijvoorbeeld niet. Daar moeten we rekening mee houden bij de ontwikkeling en het gebruik van tools. Daarnaast moeten we ons ervan bewust zijn dat datagebruik soms ongewenste effecten met zich meebrengt. Denk aan het voorbeeld van Amazon, dat moest toegeven dat zijn algoritme vrouwen uitsloot bij de rekrutering. Technologieën zoals artificiële intelligentie en machine learning zijn niet altijd de zaligmakende oplossingen zoals algemeen aangenomen.”

Zien jullie zelf het bos door de bomen nog? Hoe pikken jullie er de relevante tools uit?

Adelheid Vanhecke: “Ik heb het schema van HR Tech Valley met de Belgische aanbieders bekeken en was toch wel verrast door de hoeveelheid. Van veel namen heb ik nog nooit gehoord. Mijn manier om er de goede tools uit te pikken is een rondvraag bij HR Information System-collega’s uit andere bedrijven.”

Mick Stallaert: “Dat is zeker een waardevolle methode. Zelf vind ik het ook inspirerend om een technologie-ondernemer uit te nodigen en samen te brainstormen. Eigenlijk pik ik altijd wel iets uit die gesprekken op. Gaan we uiteindelijk niet met die ondernemer in zee, dan kunnen we alsnog de filosofie van de technologie in onze processen integreren. Wat mij ook een goede tactiek lijkt, is met een minimum aan budget een kleine piloot opzetten, om zo zelf te ervaren wat de tool kan bijbrengen.”

Welke tools zouden jullie graag zien verschijnen? Wat ontbreekt er nog?

Adelheid Vanhecke: “Een tool waarmee we technische vaardigheden en ambities van medewerkers – wat kunnen ze, wat willen ze? – kunnen koppelen aan projecten in de onderneming, zonder gebruik te maken van artificiële intelligentie. We stellen vast dat ingenieurs die bij ons in logistiek starten, daar vaak jaren in blijven zitten. We slagen er nog niet genoeg in om de veranderende wensen van medewerkers te capteren en aan een nieuwe uitdaging te koppelen. We zouden daar proactief op moeten kunnen inspelen. Technologie kan daarbij helpen.”

Mick Stallaert: “Wat CitizenLab in steden en gemeenten doet – burgers inspraak geven bij beleidsbeslissingen – lijkt me ook in het bedrijfsleven relevant. In de nieuwe manier van werken neemt het belang van (in)formeel leiderschap en ondernemerschap in alle lagen van de organisatie toe. Ik zou het nuttig vinden om medewerkers via een dergelijk digitaal platform over het succesverhaal van Arvesta te laten meedenken.”

Eerder verschenen in HR Square.

2021-04-18T22:24:14+00:00 19/11/20|Categories: HR Square, Print|Tags: , |Reacties uitgeschakeld voor “Door te digitaliseren kunnen we er meer voor de medewerkers zijn”